اظهارنامه علامت تجاری باید در دو نسخه و در فرم مخصوص و به زبان فارسی تنظیم و تسلیم گردد. اداره کل مالکیت صنعتی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور پس از دریافت اظهارنامه و کنترل اولیه راجع به صحت تنظیم اظهارنامه و وجود شرایط اولیه مذکور در ماده ۱۱۴ آیین نامه اجرایی، (جهت تنظیم اظهارنامه) آن را در دفتر ثبت اظهارنامه ثبت نموده و نسخه دوم آن را بعد از امظا و مهر و قید تاریخ وصول آن با تمام حروف به عنوان رسید یه متقاضی ثبت مستر می نماید.

در صورت وجود نواقص ، موارد و علل رد کتبا به متقاضی ثبت اعلام می گردد تا در فجه قانونی رفع نقص نماید. این مهلت برای ساکنین ایران سی روز و مقیمین خارج کشور تا ۶۰ روز از تاریخ وصول اخطار رفع نقص می باشد

از حیث تطبیق طبقه یا طبقات اعلام شده در اظهارنامه تقاضای ثبت علامت که توسط متقاضی ذکر شده است با کالا یا خدمات موضوع درخواست علامت.

در صورت بروز اشتباه در تعیین طبقه یا طبقات علامت تجاری پیشنهادی، اداره کل مالکیت صنعتی اصلاحات لازم را انجام میدهد.

علاوه بر تطبیق مندرجات اظهارنامه و شکل آن با قوانین و مقررات مربوطه، بررسی پاره از موارد ماهوی اظهارنامه ضرورت دارد. شرایط ماهوی، همان حداقل خصوصیاتی است که قانونگذار برای ثبت علامت ضروری دانسته است مهمترین ویژگی لازم در تعریف و شناخت علامت ، برخورداری از ویژگی تمایز بخش بودن است. علاوه بر آن علامت مورد درخواست نباید از مصادیق علائم غیر قابل ثبت باشد